Bei NordwestREPRO setzt man seit 2011 auf eine hochspezialisierte und kontinuierlich mitwachsende Filemaker-Datenbanklösung.

Wenn man eine Produktionssoftware für CAD-Plots benutzt, die bereits Lieferscheine erzeugen kann und sogar ein Kalkulationstool für die Produktionskosten besitzt, warum kann man mit den erzeugten Daten nicht auch gleich automatisch Rechnungen generieren?

Mit dieser Fragestellung recherchierte der Produktionsleiter Timmo Ernst nach einer Softwarelösung, die als Schnittstelle zwischen den bereits eingesetzten Programmen fungieren sollte und stieß dabei auf erfolgreiche Lösungen, die unter Filemaker realisiert wurden. In enger Zusammenarbeit mit einem Filemaker-Entwickler wurde eine Datenbanklösung realisiert, mit der sich der Mediendienstleister nicht nur der meisten manuellen Schritte entledigen konnte, sondern die auch auf die individuellen Prozessabläufe des Betriebs abgestimmt und auf zukünftige Anforderungen erweitert werden kann. Neben der Datenbanklösung setzt man bei NordwestREPRO heute keine weiteren Verwaltungsprogramme mehr ein.

Qualitätsmanagement

Früher wurden Aufträge mit der Hand geschrieben, viele Daten manuell erfasst und Auftragsinformationen in Ordnern oder Hängeregistern abgelegt. Für Abläufe innerhalb des Unternehmens wurden verschiedene Programme genutzt, die untereinander keinen direkten Datenaustausch möglich machten. Auf dieser Basis quali­fiziert Informationen zu ­finden, gestaltete sich entsprechend schwierig. Hierzu wäre es erforderlich, alle Details zum Auftrag dokumentiert zu haben und dieses auch nach langer Zeit nachvollziehen zu können.

Heute ist es den Mitarbeitern von NordwestREPRO möglich, an jedem Standort durch Recherche in der Datenbank schnellstens die gewünschten Informationen zu finden.

Die elektronische Jobtasche

Besonders stolz ist man hierbei auf die elektronische Job- oder Auftragstasche, durch die sich Vorgänge lückenlos dokumentieren lassen. So wird bei der Erfassung eines neuen Auftrags nicht nur festgehalten, wie der Auftrag ausgeführt werden soll und wer die Rechnung bekommt, sondern auch der Besteller, die Lieferadresse mit einer eventuellen Terminvorgabe und weitere notwendige Details. Findet Schrift- oder Mailverkehr zum Auftrag statt, wird dieser bei der weiteren Bearbeitung an den Datensatz gebunden und ist für jeden Bearbeiter einzusehen. Die Erfassung der Bearbeitungszeiten und Verknüpfungen zu Wareneingangsrechnungen mit Ansicht der gescannten Rechnung lassen fundierte Auskünfte zu, wer wann was wie lange am Auftrag bearbeitet hat, welches Material verwendet wurde und welche Produkte zugekauft worden sind. Zusätzlich kann der Projektleiter Aufträge vorbereiten, diese elektronisch an Mitarbeiter zur Bearbeitung weiterreichen oder auch die ausgeführten Auftragsdateien zur Archivierung an den Datensatz binden.

Vorgänge automatisieren

Die Datenbank strafft auch die Unternehmensverwaltung und den Personaleinsatz. Jeder Mitarbeiter erzeugt schon bei der Auftragsbearbeitung am Arbeitsplatz automatisch alle erforderlichen Daten, die nicht nur für den Lieferschein, sondern auch später für die Berechnung herangezogen werden. Durch speziell programmierte Schnittstellen ist es dabei möglich, die Daten des Plotausgabe-Programms zur Erstellung eines Lieferscheins einzulesen oder auch Scanaufträge automatisch zu erfassen. „Wir können einen Umzugskarton mit Unterlagen durchscannen und die Größen der erzeugten Scans danach automatisch einlesen und fakturieren. Bei uns ist das zeitaufwendige manuelle Ausmessen der Vorlagen dank Filemaker vorbei“, so Timmo Ernst. Die Unterstützung des Qualitätsmanagements durch die Software ist immens. „Ich könnte mir heute eine Verwaltung unseres Unternehmens ohne Filemaker nicht mehr vorstellen“, sagt Timmo Ernst, während auf seinem Bildschirm aus der Auftragsliste fertige Aufträge verschwinden und neue eingestellt werden.

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